Let TRELLO your life — จัดระเบียบชีวิตให้ Productive มากขึ้นด้วยกระดานของคุณเอง
ขอเกาะกระแส Digital Wellness หรือพวก Personal Productivity กันบ้างครับ พอดีผมใช้ Tool สำหรับจัดการวางแผนชีวิตตั้งแต่ การทำงาน ยัน การเล่น มาพอควรแล้ว ก็มีไปแนะนำให้คนรอบข้างใช้ๆกัน อยากจะมาสรุปเรื่องราว เทคนิคเล็กๆน้อยให้พอเป็นแนวทางครับ
เรื่องมีอยู่ว่าหลังๆ ชีวิตมีอะไรเข้ามาเยอะมาก มีงานที่ต้องทำ มีงานที่คนนู้นฝากมาบ้าง อยากอ่านหนังสือ อยากลองทำเพจ อะไรเต็มไปหมด ซึ่งเป็นอะไรที่หลายๆคนไม่ว่าจะเป็นพนักงานเงินเดือน เจ้าของกิจการ นักเรียน นักศึกษา ไอดอล ก็อาจจะต้องเจอ ก็เลยเริ่มหาวิธีจัดระเบียบระบบชีวิตนิดนึง โดยมีจุดประสงค์คือ
- กันลืมว่าเราต้องทำอะไรบ้าง กันลืมว่าอันไหนต้องส่งเวลาไหน
- Prioritise บางอย่างถึงจะอยากทำ แต่ถ้า ณ เวลานั้นมีอย่างอื่นสำคัญกว่า หรือ สร้าง Impact มากกว่าก็ควรโยกย้ายมันออกไปก่อน
- Stay on the path ถ้าใครมีเป้าหมายในชีวิต อยากทำอะไรบางอย่าง อยากประสบความสำเร็จบางอย่าง มันไม่อาจสร้างได้ในเร็ววัน ก็เลยต้องมีการสร้าง Progress อะไรเหล่านี้ให้มันอยู่ในระบบชีวิตของเรา
- แยก “การคิด” กับ “การทำ” ออกจากกัน อันนี้ได้ยินมาจากทั้งพี่ CEO ที่ทำงาน และน้องที่เจอ แนวคิดคือ เวลาในการปฏิบัติงานบางอย่างเนี่ย เป็นอะไรที่มีค่ามากๆ ไม่ควรใช้มันอย่างสุรุ่ยสุร่าย ควรจะมีการวางแผนที่ดีรอบคอบก่อนลงมือ ไม่ใช่ว่าทำไป คิดไป อธิบายให้เห็นภาพขึ้น มนุษย์เงินเดือน 8 ชม. นี่คือเป็นอะไรที่เยอะมากสำหรับตัวเรา ทั้งเราและบริษัทก็อยากได้ผลงานดีๆ ทุก Move ในช่วงเวลานั้นมันควร Precise ไม่งั้นก็ต้องมาทำงานกันเกินเวลา
ทั้งนี้ผมก็มีความเรื่องมาก อยู่ในตัวหน่อยๆคือ อะไรที่มาช่วยเนี่ยต้อง
- ใช้งานง่าย Simple ไม่เสียเวลา
- ใช้งานจากที่ไหนก็ได้ ดังนั้นเขียนลงสมุดจดหรือลงกระดานมันอาจไม่ตอบโจทย์
ก็เลยขอเสนอ Application สุด Cool ใช้งานฟรี สีสันสวยงาม ใช้ได้ทั้งบน Windows, Mac, Android, iOS, หรือขี้เกียจโหลดใช้บนเว็บก็ได้นามว่า “Trello”
โดยก่อนอ่านต่อให้ทุกคนสามารถเข้าไปสมัครฟรีๆ ก่อนได้เลยครับที่ Trello.com
Trello คืออะไร ? V.1 Kanban Board
คิดภาพมันเหมือนเป็นกระดานดำอันนึงที่เราสามารถเอา Post It ไปแปะได้ โดยเจ้ากระดานดำนั้นหน่ะ ก็สามารถถูกแบ่งเป็นช่องๆ อย่างไรก็ได้ตามใจชอบ เพื่อจัดกลุ่ม Post It ที่ไปแปะได้
ยกตัวอย่างง่ายๆ 1 แบบ คือ เราจะจัดแบ่งกลุ่มงานเป็น 3 ชนิด
1)งานที่กำลังจะทำ 2)งานที่ทำอยู่ 3)งานที่เสร็จแล้ว
เวลาเรามีงานมาใหม่ ก็อาจทำเป็น Post it แปะไว้ในช่องแรกก่อน พอเราว่างจะเริ่มทำก็ย้าย Post it อันนั้นมาไว้ในช่องงานที่ทำอยู่
ทำๆ ไปเรื่อยๆ พอเสร็จก็ย้ายไปที่งานที่สำเร็จแล้ว
Simple แค่นั้นหล่ะครับ แต่ Powerful ทีเดียว ต่อไปเวลามีใครให้ช่วยงานก็อาจบอกว่า “โอเครครับ เดี๋ยวทำให้” แล้วเราก็เอางานนั้นเขียนลง Post it แล้วไปแปะในช่อง งานที่กำลังจะทำก่อน
เวลาเราใช้ Trello เนี่ย Post It ก็คือ Trello Card ส่วน ช่องแต่ละช่องก็คือ Trello List หน้าตาประมาณนี้
การใช้งานก็ง่ายมากคือตอนเราเข้ามาจะเป็น Board ว่างเปล่า ก็เริ่มจากกด “Add a list…” เพื่อสร้าง List หรือช่องขึ้นมา
จากนั้นก็เริ่มใส่ Card โดยกด Add a card…
เวลาจะเลื่อนการ์ดก็แค่กดที่การ์ดค้างแล้วเลื่อนไปมา ซ้าย ขวา
เกร็ดความรู้ ไอ้กระดาน To Do, Doing, Done เนี่ย เป็นศาสตร์ที่ Simplify มาจากการทำ Manufacturing จากญี่ปุ่นเชียวนะ เรียกว่า Kanban (看板) มาจาก Toyota รึไงเนี่ย เอาเป็นว่าไม่อยากโม้เยอะ กลัวผิด ไปดูต่อที่ Wikipedia
เกร็ดความรู้ที่ 2 ไอ้ Trello เนี่ยที่จริงมันค่อนข้างใช้ได้หลายอย่างมากนะครับ ตั้งแต่กระดาน Personal ที่เราใช้กันอยู่ วางแผนแต่งงาน เตรียมเปิดบริษัท เตรียมลูกเข้าโรงเรียน ยันจนกระทั่งโปรเจคใหญ่ระดับล้านๆบาท ก็ใช้ Trello เป็น Collaboration Tool หลายๆคนเข้ามาช่วยกันใน 1 board ได้
เทคนิคจิปาถะ
- ตรง To Do ถ้ามีเยอะมาก บางอันเป็นแค่ Idea ยังไม่อยากทำ อาจสร้างอีก List มาด้านซ้ายมือเรียกว่า Backlog เป็นที่เก็บ Idea ก่อน ถ้าจะทำค่อยย้ายมา To Do
- ต่อจากข้อ 1 ถ้าบางคนคิดว่าการไป “คิดว่า Idea นี้ควรทำไม่ควรทำ” เป็นงานที่ต้องทำแน่ๆ อาจไม่มีช่อง Backlog แต่อาจใส่เป็น Card ใน Todo ไปเลยเช่น “คิดว่า Idea 1 ควรทำไหม ?” ตอนคิดก็ลากมันไปที่ Doing
- ตรง Doing อย่าให้เยอะครับ เต็มที่ 5 อัน ยังไงตอนเราทำเราก็ทำได้ทีละอย่างอยู่ดี มีเยอะไปจะ Distract เราเปล่าๆ เลือก 5 อันที่เราจะทำวันนั้น วันนึงกวาด 5 อันหมดนี่ก็เก่งแล้วครับ
- ตรง Done เนี่ย บางคนแนะนำให้แบ่งเป็นหลายๆช่องเช่น Done for December, Done for January เพราะจะได้จัดแบ่งกลุ่มงานได้ และสามารถไปเช็คทีหลังได้ง่ายๆ แต่อย่างผมชอบให้มันเยอะๆ เวลาไถ ฟินดี
- ข้อดีของ Trello ที่เหนือกว่า Post-it คือในการ์ดต่างๆเนี่ย เราสามารถใส่ข้อมูลอะไรลงไปในนั้นก็ได้ ไม่ว่าจะเป็น Due-Date, Checklist, File/Image Attachment
V.2 Label สีให้การ์ดซะ
อย่างที่เกริ่นเรื่องเป้าหมายไว้ตอนแรก ตอนนี้ Trello Board V.1 ของเราน่าจะตอบโจทย์คนขี้ลืม ลืมงาน ลืมเวลาส่งได้แล้ว ทีนี้เรามาดูกันต่อว่าอีก 3 ข้อเราจะตอบโจทย์ได้อย่างไร
คืองี้เจ้า Trello เนี่ยครับ การ์ดแต่ละใบเราสามารถใส่สี หรือ Label ให้มันได้ (มากกว่า 1 อันด้วย) เพื่อแบ่งแยกประเภทการ์ดออกเป็นประเภทต่างๆ ซึ่งเราก็จะสามารถออกแบบได้เอง สำหรับผม ขอแชร์ Preset ตามนี้ครับ
- AMAN / FINNOMENA Works เป็นงานหลัก งานประจำที่ทำอยู่ อันนี้มีเพื่อแบ่งการ์ดเป็นงานว่าเฮ้ย พวกนี้ต้องทำเดี๋ยวไม่มีกิน 555
- Urgent Task อันนี้เป็นเรื่องของการ Prioritise ครับ งานสีแดงแปลว่าต้องรีบทำให้เสร็จ ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม
- Learning อันนี้สำหรับ Task การเรียนรู้เช่น อ่านหนังสือ อ่านบทความ ดูคลิปวีดีโอ สายเดฟก็อาจจะเป็นฝึกเขียน Code เป็นต้น
- Way to Star อันนี้ชื่อเด๋อๆ แต่มันคือ Task ที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายระยะยาวของเราครับ ใส่ไว้เตือนว่าช่วงไหนของชีวิตเรามี Task พวกนี้น้อย แปลว่าเรากำลังหลุดจากเป้าหรือเปล่า ?
- DevRanger อันนี้ Task เกี่ยวกับ Page DevRanger นั่นเอง
- Funny Work งานกวนโอ๊ย กวนตีน ไว้ทำขำๆ เช่น “ทำบอทพี่ CTO” ขึ้นมา เนื่องจากพี่เขายุ่งมาก ไม่ค่อยได้ตอบ เลยสร้างบอทพี่เขามาคุยแทน 555 (แซวเล่นนะพี่) เหมือนกันไว้เช็คว่าชีวิตช่วงนี้มีอะไรไร้สาระน้อยไปหรือเปล่า ?
- Other ไม่เข้าพวก
จะสังเกตว่าผมใช้ Label เนี่ยในการจัดการสามข้อที่เหลือคือ
- Prioritise Task ต่างๆ ตรงนี้บางคนอาจแตกย่อยเป็น Low / Medium / High Priority ก็ได้ไม่ว่ากัน ผมใช้ Level เดียวคือ Urgent
- Stay on your path ใช้ประเภทของ Label นั่นหล่ะเพื่อดูสภาพว่าจังหวะต่างๆในชีวิตเราอยากทำงาน Task ประเภทไหนมากขึ้น
- แยกการคิด กับ การทำ ก่อนเริ่มงาน ผมมักจะนั่งจัดการบอร์ดของตัวเองให้เรียบร้อย อย่างน้อยก็ตอนต้นและปลายสัปดาห์ เพื่อวางแผนสิ่งที่จะทำก่อนหลัง โดยการ เรียงลำดับการ์ด และ จำแนก Priority มัน
ที่จริง หัวใจหลักการที่ผมอยากนำเสนอก็มีประมาณนี้แหล่ะครับ ซึ่งผมคิดว่า Simple แต่ Powerful มาก จนงงว่าตัวเองก่อนใช้ สามารถทำงานได้ไง น่าจะลืมงานอะไรเต็มไปหมดเลย
ต่อจากนี้เป็นการ Upgrade สนุกๆ ที่ผมใช้กับตัวเองแล้ว Work นะครับ
V.3 Process Time vs Lead Time
มาพัฒนาบอร์ดเรากันต่อ คราวนี้ผมเอาหลักการหนึ่งใน Agile มาลองใช้ สมมุตว่าเราเป็นฝ่ายจัดซื้อ ต้องไปซื้อของจับ Supplier หนึ่ง เราบอกบอสใช้เวลา 1 สัปดาห์ เอาจริงๆ เราไม่ได้ทำอันนี้อย่างเดียวทั้งสัปดาห์อยู่แล้ว ถูกไหมครับ เวลาที่เราทำจริงๆคือตอน นั่ง Search หา Supplier, ขอให้เขา Quote ราคามา, เปรียบเทียบ, ทำเรื่องเสนอเจ้านาย เอาจริงๆวันเดียวก็พอเสร็จ แต่ที่ต้องใช้เวลาสัปดาห์นึงคือรอ เจ้า Supplier เนี่ยเมื่อไรจะส่ง Quotation มา หรือ เจ้านายเร่งๆแต่พอเสนอไป ก็ต้องรอกว่าจะ Approve
ไอ้เวลาที่เราทำจริงๆเนี่ย เราเรียกมันว่า Process Time ส่วนเวลา 1 สัปดาห์ที่ขอไปเนี่ยเรียกว่า Lead time
เชื่อว่าหลายๆประเภทงานน่าจะเจอสถานการณ์แบบเดียวกันเยอะ ผมเลยใช้วิธีสร้าง List ตัวนึงมาคั่นระหว่าง Doing กับ Done เรียกว่า Waiting on something. ซึ่งบางคนจะเปลี่ยนเป็น Waiting for approval, Waiting for deployment อะไรก็ว่าไป แต่ Concept คือเป็นงานที่ทำอยู่แล้วติดอะไรบางอย่างที่ไม่เกี่ยวกับตัวเรา หรือเป็นงานที่เสร็จแล้วแต่กำลังรอบางอย่างก่อน Done อย่างจริงจัง
ทำอย่างงี้เพื่อไม่ให้ช่อง Doing ยาวเป็นหางว่าวจนเกินไป และ Distract การทำงานของเราครับ
V.4 On Hold / Abandoned
ยังอยู่กับ Agile Principles ซึ่งผมชอบข้อนึงมาก เขากล่าวว่า “Simplicity — the art of maximizing the amount of work not done — is essential.”
ในบริบทวงการ Software เราควร Focus เลือกทำเฉพาะสิ่งที่สำคัญ สิ่งที่ลูกค้าต้องการ สิ่งที่จำเป็น เพื่อไม่ให้เสีย Effort ในการทำสิ่งที่ Low-value หรือไม่มีใครใช้ ในการทำงานก็เหมือนกันครับ เราต้องหัด Say “No” กับอะไรบางอย่างที่ไม่น่าจะ Work ซึ่งมันมีความ Art นิดๆ เพราะเราตัดสินใจโดยไม่ได้มี Information ทั้งหมด หรือ มีถูกผิดตายตัว
กลับมาที่ตัว Board ของเรา ใน Phase การวางแผน ผมจึงมักจะมี List สำหรับงานที่ On Hold ไว้ก่อนไม่ทำต่อ เพื่อรอความชัดเจน หรือ บางอันไม่ Work แน่ๆ แล้วก็วางไว้ที่ Abandoned เลย (ตรงนี้บางคนอาจใช้วิธี Archive/Delete Card ก็ได้ครับ)
ตรงนี้ไม่ใช่แค่ Task เพราะบางทีเราเจอ Materials สำหรับการเรียนรู้เช่นหนังสือ บทความ ถ้ามันไม่ Work ก็หยุดอ่าน Cut loss ไปเลยครับ อย่าเสียดายเงินที่ซื้อมา
พอหอมปากหอมคอครับ สำหรับเทคนิคการใช้ Trello เป็น Personal Board Key สำคัญคือลองครับ ลองสร้าง List นู่นนี่ ใช้ Label แบบต่างๆ ให้เหมาะสมกับตัวเราและจะพบว่าการจัดการชีวิตเป็นเรื่องง่ายขึ้นเยอะ แรกๆ อาจมีความตะกุกตะกักนิดหน่อย แต่พอเป็นนิสัยแล้วมันจะสบายขึ้นครับ
ที่จริงในตัว Trello เองมี Power-up สำหรับเชื่อมต่อกับ Software อื่นภายนอกมากมาย JIRA, Slack, Calendar, Google Drive ทำให้มารวมไว้ที่นี่ทั้งหมดยังได้
ก็หวังว่าจะมีประโยชน์ไม่มากก็น้อยครับ วันนี้ลาไปก่อน อย่าลืมเริ่ม Trello your life กันนะครับบบ :)
ขายของเล็กน้อยก่อนจากกัน สนใจบทความอย่าลืมไปติดตามกันได้ที่ timeff.io หรือเพจ เดฟเรนเจอร์ fb.com/devranger007 นะครับผมม :)
